Lo scenario attuale nelle Amministrazioni di medie e grandi dimensioni è rappresentato da un buon livello di "meccanizzazione" delle attività quotidiane della gestione organizzativa del personale.
L'Amministrazione, a fronte di cambiamenti sempre più repentini (accorpamenti di Ministeri, riorganizzazioni interne, cambiamenti delle competenze, ecc.), deve sempre essere in grado di analizzare dinamicamente la composizione del proprio personale per comprenderne gli impatti diretti e prevederne gli andamenti.
Sempre di più i vertici dell’Amministrazione – e non solo - nella loro attività decisionale, hanno necessità di accedere in maniera tempestiva a informazioni di sintesi e di analisi dei dati prodotti dai sistemi gestionali.
Fig. 1 – illustrazione del flusso di alimentazione di Enterprise Data Warehouse
Da qualche anno il mercato informatico ha recepito questa esigenza – presente anche nelle aziende - sviluppando delle soluzioni dedicate ai decision maker per le loro attività di carattere strategico: questi sistemi sono denominati Decision Support System (DSS). Tali sistemi devono essere in grado di fornire in tempo reale informazioni, rapporti e consentire analisi di varia natura come, ad esempio, consentire di prevedere quanti dipendenti andranno in pensione in un dato periodo oppure permettere di eseguire ricerche aggregando i dati per l’analisi di specifici fenomeni (assenze, part-time, turni, straordinari, mobilità, ecc.) coinvolgendo le dimensioni del tempo (in uno specifico anno/mese/giorno), del luogo (in una determinata sede) e delle posizioni economiche (per aree economiche piuttosto che per fasce).
Fig. 2 – esempio di come funziona un Decision Support System (DSS) per l’estrazione di dati inerenti il personale
Gli obiettivi che si prefiggono i DSS sono:
- fornire un ambiente integrato nel quale sia possibile ottenere dati trasversali a tutte le strutture coinvolte,
- ridurre il tempo di risposta alle interrogazioni comunque complesse,
- ottenere semplicità d'uso che produce l'indipendenza dei manager nell'uso dei dati,
- mantenere la segretezza delle indagini dei manager.
L'infrastruttura dei DSS è il Data Warehouse. L'idea del data warehouse è letteralmente quella di creare un "magazzino di dati'' nel quale vengono registrati dati provenienti da molte fonti correlate e/o non correlate tra di loro.
Tale magazzino deve essere fisicamente indipendente dagli altri archivi del sistema perché l'attività tipicamente molto pesante di interrogazione di un DSS non deve inficiare le prestazioni generali del sistema informativo gestionale; inoltre deve aggiornarsi solo nei momenti in cui le risorse di sistema sono meno utilizzate e deve essere interrogabile "liberamente''.
Interrogazione libera significa che non esiste uno schema predefinito di domande che è possibile formulare ma è l'utente che di volta in volta costruisce dinamicamente la propria interrogazione con un'attività di analisi. A differenza di quanto avviene invece nelle applicazioni tipiche dei Data Base dove, escludendo interrogazioni ad-hoc, i moduli di inserimento ed estrazione dei dati sono già predefiniti (inserimento o stampa di un cartellino mensile, di un report presenze giornaliere, ecc.).
Il Data Warehouse del DAG (DWD) è nato, quindi, con l’obiettivo di valorizzare e sfruttare al massimo l’ingente patrimonio informativo gestito tramite i sistemi gestionali, a supporto non solo delle attività istituzionali del Dipartimento degli Affari Generali, ma anche, per la quota di competenza, degli altri Dipartimenti.
Fig. 3 – Schema dei sistemi e dei dati che alimentano il Data Warehouse del Dag
Nato nel 2005 il Data Warehouse del DAG, è strutturato ad oggi in due principali “Aree tematiche”, la prima relativa al “Personale”, che rappresenta l’ossatura vera e propria dell’Enterprise Data Warehouse (EDW), la seconda che raccoglie ed elabora i dati provenienti dai vari sistemi che concorrono al trattamento e alla gestione delle informazioni relative al “Controllo di Gestione” (CDG).
Entrambe le aree progettuali hanno consentito di mettere a disposizione del DAG uno strumento di analisi e di supporto alle decisioni moderno, potente e veloce, che permette la produzione di reportistica analitica e rende fruibili cruscotti (quadri di sintesi in forma grafica su specifiche tematiche) dedicati al top management.
Fig. 4 – Esempio di cruscotti (quadri di sintesi in forma grafica su specifiche tematiche) dedicati al top management
Il Capo del Dipartimento e i Direttori sono così in grado, accedendo ai cruscotti dedicati, di avere sempre sotto controllo gli indicatori relativi ai vari aspetti “core” della gestione del personale rappresentati in forma sintetica e di immediata lettura, mentre gli uffici, tramite utenze opportunamente profilate, possono fruire delle informazioni analitiche o statistiche certificate di propria competenza, senza gravare sulle infrastrutture e quindi sulle prestazioni dei sistemi gestionali.