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SIAP

  03 agosto 2011

 

Il SIAP – Sistema Informativo per l’Amministrazione del Personale – costituisce il principale sistema informatico di gestione automatizzata delle attività di amministrativa e giuridica del personale del MEF. Il progetto, varato nel corso del 2001 dal DAG, è stato impostato in tre obiettivi sequenziali: individuare i processi di gestione del personale potenzialmente suscettibili di automazione, razionalizzare e semplificare le modalità operative di tali processi in vista della loro digitalizzazione, realizzare le funzionalità necessarie per la loro automazione.

A oggi il sistema è diffuso in maniera capillare presso tutti gli uffici del Ministero, sia centrali che periferici. Gli utenti che utilizzano il complesso delle funzionalità sono circa 2.500. Con l’introduzione delle funzionalità “self service”, tutti i dipendenti del Ministero sono stati abilitati a interagire con il sistema per presentare istanze o semplicemente visualizzare informazioni che li riguardano.
Il SIAP è stato implementato attraverso operazioni di parametrizzazione e personalizzazione di pacchetti di mercato; la gestione dei processi è governata da un motore di work-flow che ne consente l’integrazione, veicolando le attività e le informazioni agli uffici e agli utenti coinvolti coerentemente con il ruolo e le competenze svolti nell’ambito dei diversi processi.

Una buona versatilità permette al sistema di soddisfare le esigenze interne al MEF, accogliendone le peculiarità dipartimentali, ma anche di adattarsi ad altri contesti della Pubblica Amministrazione.

Processi amministrativi/giuridici gestiti dal Sistema

I processi del personale automatizzati presso il Ministero dell’Economia e delle Finanze sono rappresentati nella figura seguente.

TAB - I processi del personale automatizzati

Figura 1: Schema input-output sul funzionamento di Spring Figura 1 - Schema "input-output" sul funzionamento di Spring
 

I processi di SIAP (caselle a sfondo azzurro) sono raggruppati in 7 aree Anagrafica del personale, Riconoscimenti amministrativo/giuridici del personale, Movimentazione del personale, Gestione risorse umane, Processi con impatti economici, Processi per il trattamento delle missioni e un’ultima area comprendente i processi trasversali (Provvedimenti, Stato matricolare e Fascicolo dipendente).

Queste aree sono descritte in dettaglio nelle pagine a loro dedicate.

L’area tratteggiata centrale, invece, riguarda la rilevazione delle presenze e delle assenze, gestita attraverso il sistema Spring, complementare a SIAP nella copertura delle principali attività di gestione del personale.

A destra sono elencate le integrazioni con gli altri sistemi in uso presso il MEF (caselle a sfondo verde) e presso entità esterne (casella a sfondo giallo).

Le funzionalità applicative di gestione dei processi sono state realizzate per essere utilizzate dai rispettivi uffici competenti.
In aggiunta ad esse, sono state realizzate altre due tipologie di funzionalità disponibili da Self service:

  1. le funzionalità che consentono ai dipendenti di interagire direttamente con il sistema; queste funzionalità sono riconducibili a due casistiche:
  2. interrogazione/aggiornamento di informazioni puntuali che riguardano il singolo dipendente (es.: interrogazione sulle timbrature del giorno o sul cartellino mensile, aggiornamento dati logistici);
  3. attivazione di un processo direttamente da parte del dipendente (es.: richiesta di ferie);
  4. le funzionalità di reportistica per il management che mettono in grado i dirigenti di verificare con immediatezza alcune informazioni riguardanti il personale e l’organizzazione del proprio ufficio (es.: competenze dei dipendenti, copertura dell’ufficio).

Il SIAP ha permesso una drastica riduzione nello scambio dei flussi cartacei tra i diversi uffici coinvolti negli iter amministrativi.
Inoltre, un altro significativo contributo verso la dematerializzazione è stato apportato dalla archiviazione ottica degli “stati matricolari” e di tutti i documenti archiviati nei fascicoli dei dipendenti del Ministero.

Le immagini ottiche, classificate secondo le regole previste dalla norma, sono visualizzabili tramite funzionalità del SIAP, nel rispetto dei criteri di accesso alle informazioni previste dal Sistema. Sempre tramite SIAP, è possibile alimentare progressivamente i dossier dei dipendenti.

Il SIAP, infine, è integrato con il sistema di payroll SPT (Service Personale Tesoro), deputato al pagamento delle competenze, e con il sistema per la gestione integrata della contabilità economica e finanziaria SICOGE (Sistema di Contabilità Gestionale).

SIAP, infatti, trasmette automaticamente al sistema SPT le informazioni necessarie per la liquidazione delle competenze accessorie (straordinario, indennità, FUA, buoni pasto) e per le trattenute derivanti dalle assenze che comportano una riduzione dello stipendio, e al sistema SICOGE le informazioni necessarie per la predisposizione degli ordinativi di pagamento.

Anagrafica

Compongono questa area tutti i processi afferenti l’inserimento del personale nell’organico e l’assegnazione all’interno della struttura organizzativa dell’Amministrazione, ovvero:

  • gestione Immatricolazione
  • gestione Assegnazione del personale agli uffici
  • gestione Cessazione
  • gestione Dati anagrafici
  • gestione Dati logistici
  • gestione Logistica sedi
  • gestione Assegnazione centri di costo

Il processo di gestione Immatricolazione permette l’inserimento del personale nell’anagrafica SIAP; consente di specificare, per ogni inserimento, le informazioni riguardanti generalità e inquadramento contrattuale, distinguendo tra personale dipendente e dirigente.

Il  processo di Assegnazione del personale agli uffici, permette di assegnare in SIAP una persona, precedentemente inserita nell’anagrafica, ad una Unità Organizzativa del MEF. Il sistema conserva memoria di tutte le variazioni intercorse nella storia di ciascun dipendente.

Il processo Cessazioni permette di cessare a vario titolo (pensionamento, decesso, trasferimento, ecc.) una persona all’interno del SIAP, ovvero di annullare una precedente cessazione reintegrando il personale nell’organico.

Il processo di gestione Dati anagrafici consente di gestire, eventualmente storicizzando, le informazioni relative al personale in termini di dati anagrafici, dati dei familiari, indirizzi (residenza, domicilio, …) e  numeri di telefono del dipendente.

Il processo di gestione dei Dati logistici consente di collegare ogni dipendente alla propria ubicazione di lavoro (Stanza, Piano, Corridoio, Settore e alternativamente Scala, Corpo o Torre). Gli aggiornamenti possono essere fatti in forma centralizzata ovvero coinvolgere tutti i dipendenti attraverso una funzione self service.

Il processo di gestione della Logistica sedi permette l’acquisizione o la variazione di informazioni di natura logistica riguardanti le sedi del Ministero.

Il processo Assegnazione centri di costo permette l’associazione di ogni unità organizzativa al relativo centro di costo, importante soprattutto per la corretta imputazione della spesa.

Mobilità

Fanno parte di questa area i processi che permettono di seguire la mobilità interna ed esterna del Ministero dell’Economia e delle Finanze:

  • gestione Comandi
  • gestione Fuori ruolo
  • gestione Mobilità
  • gestione dei Trasferimenti

Il processo gestione Comandi copre sia l’iter amministrativo relativo ai comandati presso il MEF da Altre Amministrazioni sia quello relativo ai comandati del MEF presso Altre Amministrazioni.

Il processo Fuori ruolo riguarda l’iter di gestione nel SIAP dei dipendenti che si trovino in posizione fuori ruolo .

Il processo gestione della Mobilità è finalizzato a supportare l’iter della mobilità dei dipendenti dal MEF verso altre Amministrazioni o dalle Altre Amministrazioni verso il MEF.

Il processo Trasferimenti consente di seguire l'iter di trasferimento tra Unità Organizzative del MEF a partire dalla domanda presentata dal dipendente fino alla assegnazione della nuova struttura. Il processo di trasferimento si compone di tre momenti principali:
a) la disposizione del trasferimento effettuata dall'ufficio competente;
b) il sollevamento dall'incarico (effettuato dall'Ufficio presso il quale il dipendente risulta "assegnato" nel momento in cui viene attivato il processo);
c) la presa in carico del dipendente da parte della nuova unità organizzativa.

Crescita professionale

Fanno parte di questa area i processi afferenti la crescita professionale dei dipendenti, ovvero:

  • gestione Formazione
  • gestione Competenze

Il processo Formazione riguarda l’iter di gestione e monitoraggio degli eventi formativi a cui partecipano i dipendenti del MEF ed è caratterizzato dalle differenti “fasi” di seguito elencate:

  • la definizione dei fornitori e dell’offerta formativa (corsi)
  • la definizione di categorie, corsi, calendario, classi (edizioni dei corsi)
  • l’iscrizione dei dipendenti/uffici responsabili della formazione agli eventi formativi

Il processo Competenze gestisce la possibilità di individuare i dipendenti in base a delle caratteristiche specifiche derivanti dalle conoscenze in loro possesso, acquisite anche grazie alla formazione interna (vedi sopra). E’ possibile monitorare il divario tra livelli di competenza posseduti e attesi in modo da predisporre gli interventi idonei a colmarlo. Tutti i dipendenti possono accedere alla scheda delle proprie competenze tramite il self service.

Processi trasversali

Fanno parte di questa area alcuni processi trasversali rispetto alla gestione del personale, ovvero:

  • gestione Stato matricolare
  • gestione Provvedimenti
  • gestione Fascicolo dipendente

Il processo Stato matricolare consente l’inserimento/aggiornamento/cancellazione di un servizio o di un titolo nello stato matricolare di ciascun dipendente e la produzione della stampa dello stato matricolare, con la possibilità di securizzare il documento cartaceo ai fini della sua validità.

Con il processo Provvedimenti è possibile gestire l’iter dei provvedimenti che i vari uffici giuridici emanano fino alla presa d’atto da parte dell’Ufficio di Ragioneria.
La gestione del Fascicolo dipendente permette l’archiviazione elettronica organizzata di tutti i documenti afferenti la storia lavorativa di ogni singolo dipendente.

Missioni

L’area  racchiude le attività per la gestione completamente informatizzata del processo delle missioni.

Il processo missioni consente di gestire tutto il complesso iter dell’incarico di missione:

  • richiesta da parte del dipendente e conferimento da parte della direzione dell’incarico, con contestuale individuazione del centro di costo a cui addebitare il costo della missione.

    Contemporaneamente alla richiesta, grazie all’integrazione con il tour operator, parte la prenotazione dei mezzi di trasporto e del soggiorno; e, per i servizi non coperti dal tour operator e in assenza di carta di credito corporate, è inviata la richiesta all’amministrazione dell’eventuale anticipo
  • verifica da parte dell'ufficio competente di compatibilità con la policy e con i limiti di spesa previsti dalla normativa in materia; e conseguente rilascio di autorizzazione, che può essere effettuata da soggetti diversi a seconda della natura della missione (italiana o estera, di importo inferiore o superiore a una determinata soglia)
  • iter di liquidazione del rimborso al dipendente e compilazione della relativa parcella

Con il processo carte di credito è gestito l’iter relativo alla assegnazione, utilizzo, restituzione e revoca delle Carte di Credito per Dirigenti/Funzionari del Ministero aventi diritto.

Aspetti giuridici

Fanno parte di questa area i processi afferenti la gestione di istituti e posizioni amministrativo - giuridici del personale dell’Amministrazione, ovvero:

  • gestione Posizioni di servizio
  • gestione Permessi di studio
  • gestione Permessi sindacali
  • gestione Onorificenze
  • gestione Anagrafe degli incarichi
  • gestione Sussidi
  • gestione Anzianità di servizio
  • gestione Piano ferie
  • gestione Autorizzazioni 104

Il processo Posizioni di servizio riguarda l’iter di gestione delle richieste di riconoscimento della dipendenza delle infermità da causa di servizio e dell’equo indennizzo, in dettaglio relativamente a:

  • procedura normale di gestione di tale riconoscimento (Riconoscimento causa servizio/equo indennizzo/pensione privilegiata);
  • procedura abbreviata relativa alla presentazione diretta di certificazione medica (art. 8 del D.P.R. 461/2001); per accelerare la procedura di riconoscimento della causa di servizio e dell’equo indennizzo (il dipendente o gli eredi dello stesso possono presentare contestualmente alla domanda di riconoscimento della causa di servizio certificazione medica comprovante l’accertamento dell’infermità o della causa clinica di morte oggetto della richiesta);
  • procedura in caso di aggravamento dell’infermità.

Il processo Permessi di studio riguarda l’iter di gestione del calcolo del contingente annuo di personale che può usufruire dei permessi in questione, di gestione delle domande di permessi per studio e dell’iter di valutazione delle richieste.

Il processo Permessi sindacali riguarda l’iter finalizzato alla corretta gestione dei permessi di questa tipologia, attraverso:

  • il calcolo del monte ore annuo assegnato ad ogni organizzazione sindacale;
  • la gestione della richiesta e della concessione dei permessi sindacali;
  • la verifica del rispetto del monte ore e liquidazione/compensazione in caso di superamento del limite.

Il processo Onorificenze riguarda l’iter di richiesta/valutazione/attribuzione di una onorificenza per un dipendente/dirigente dell’Amministrazione, limitatamente alle tipologie di Commendatore, Ufficiale, Cavaliere.

Il processo Anagrafe degli incarichi consente di disporre nel sistema di una banca dati completa ed aggiornata delle informazioni relative agli incarichi conferiti a dipendenti, dirigenti e consulenti esterni. La natura di questi incarichi può essere legata ad esigenze interne al Ministero oppure, per i dipendenti, a richieste specifiche di enti esterni. Un’ulteriore distinzione deve essere fatta tra gli “incarichi con compenso” e gli “incarichi senza compenso”. Per tutti gli incarichi è previsto l’inserimento nell’anagrafe degli incarichi del MEF e, a consuntivo tramite flussi periodici, nell’anagrafe incarichi della Funzione Pubblica. Ai sensi dell’art. 53 comma 14, ultimo capoverso del D.Lgs. 165/2001, l’anagrafe degli incarichi SIAP consente anche la pubblicazione tempestiva sul sito del Ministero degli incarichi in corso.

Con il processo Sussidi viene registrato l’iter delle richieste di sussidio relativamente a:

  • spese mediche;
  • spese funerarie;
  • spese di altro tipo

Le funzionalità del sistema prevedono l’inserimento del dato di budget annuo suddiviso per capitolo di bilancio.
Il processo Anzianità di servizio permette di elaborare un prospetto, da rilasciare ai dipendenti che ne fanno richiesta, nel quale è computata l'anzianità di servizio utile ai fini della pensione o della buonuscita. Nel calcolo viene incluso il servizio civile di ruolo nonché ogni altro servizio che concorre a determinare l'anzianità di servizio.

La gestione del Piano ferie rende possibile coordinare le assenze dal servizio di tutti i dipendenti in ottica di assicurare un continuativo presidio dell’ufficio, soprattutto nei periodi di punta di richiesta delle ferie (estate, Natale, Pasqua).

Il processo di Autorizzazione 104 gestisce le richieste di fruizione dei permessi, personali o per assistenza a persone con gravi disabilità., in conformità a quanto disposto dalla legge 104 del 1992  e successive modifiche ed integrazioni.

Trattamento economico

Fanno parte di questa area i processi afferenti la gestione delle prerogative giuridiche aventi impatti economici del  personale dell’Amministrazione, ovvero:

  • gestione Part-time
  • gestione Posizioni di stato
  • gestione Assenze per malattia
  • gestione Straordinario FUA Indennità
  • gestione Buoni pasto

Questi 5 processi sono in fase di revisione ed è imminente una loro riproposizione ottimizzata sul sistema Spring, applicativo complementare a SIAP per la gestione del personale del MEF.

Il processo Part-time consente la gestione dell'iter di richiesta e approvazione del collocamento dei dipendenti in part-time e/o di reintegro a tempo pieno, nei casi consentiti dalla legge (es. part-time con seconda attività lavorativa, ecc…) .

Il processo si articola nelle seguenti fasi:

  • richiesta collocamento in part-time o reintegro a tempo pieno;
  • valutazione della richiesta da parte degli uffici competenti;
  • aggiornamento dati contrattuali;
  • aggiornamento del profilo orario.         

Il processo di Posizioni di stato permette l’acquisizione nel sistema SIAP delle informazioni relative a quegli eventi che influenzano lo stato giuridico dei dipendenti.
Il processo è attivato o da una richiesta del dipendente (scritta, verbale o fatta tramite self-service) oppure da un inserimento effettuato direttamente dagli uffici competenti, ed è sottoposto ad  una successiva fase di accettazione che può variare in funzione della specifica posizione di stato.
Per ogni richiesta il sistema gestisce anche i controlli necessari nei casi in cui la Posizione di Stato abbia un limite di capienza (ad esempio alcuni tipi di permessi) o richieda la presenza di una spettanza matricolare (ad esempio il congedo per maternità).

Il processo Assenze per malattia consente la gestione dell'iter per:

  • l’inserimento di un periodo di assenza per malattia;
  • l’attivazione della visita fiscale;
  • la chiusura della malattia che può avvenire in corrispondenza di tre situazioni:
    • senza richiesta di visita fiscale;
    • in seguito ad attivazione di visita fiscale;
    • in seguito ad una modifica del periodo di malattia conseguente alla visita fiscale.

Il processo Straordinari FUA Indennità consente la gestione delle competenze accessorie da liquidare ai dipendenti del Ministero. Più in dettaglio:

  • la gestione degli straordinari, che  parte dalla definizione del monte ore da attribuire ai singoli uffici e arriva fino al passaggio dei dati al sistema preposto alla liquidazione (SPT), utilizza funzioni che permettono di autorizzare o meno al pagamento le “eccedenze” orarie maturate nel periodo stabilito secondo le tipologie previste (straordinario diurno feriale - diurno festivo - notturno feriale - notturno festivo). In particolare, la gestione del monte ore, suddiviso per ufficio e categoria di personale, deriva dallo stanziamento del budget delle ore di straordinario assegnate ai singoli uffici del Ministero, in seguito alla determinazione dei fondi necessari a ciascun Dipartimento assegnati e autorizzati attraverso DPCM .
  • La gestione del Fondo Unico di Amministrazione (FUA) è l’insieme di funzionalità preposte a gestire le risorse afferenti al fondo, costituito presso ogni Amministrazione e alimentato  dalle economie di gestione del Ministero. Il processo SIAP copre dalla fase di costituzione del FUA alla fase di liquidazione del compenso ai dipendenti.
  • la gestione delle indennità permette il computo delle spettanze e la liquidazione degli importi dovuti relativi alle indennità di seguito elencate:
    • indennità di turno
    • indennità di reperibilità
    • indennità per mansione di centralinisti non vedenti
    • indennità di rischio
    • indennità di reggenza o direzione
    • compensi a membri di commissioni di concorso

Il processo Buoni pasto utilizza funzioni che consentono di gestire in modo completo l’iter relativo al calcolo del fabbisogno, all’ordine e alla consegna dei buoni pasto per i dipendenti del Ministero. In particolare, la determinazione del diritto ai buoni pasto da parte dei dipendenti avviene in coerenza con le presenze che risultano imputate a sistema. Eventuali debiti o crediti derivanti da variazioni delle presenze pregresse vengono gestiti da un meccanismo di compensazione con la situazione attuale.