Tra le indicazioni di carattere organizzativo stabilite dal D.P.R. 428/98 che il Ministero dell’Economia e delle Finanze ha recepito, vi è la riorganizzazione in “Aree Organizzative Omogene”, intesa come insieme di funzioni e strutture che operano su tematiche omogenee, e che presentano esigenze di gestione della documentazione in modo coordinato ed unitario.
Presso tali Aree Organizzative Omogenee (nel seguito AOO) è stato previsto ed avviato, già dal 1999, il dispiegamento di sistemi informatici di protocollo e gestione elettronica dei documenti, che si sono prefissi, tra l’altro, lo scopo di eliminare le inefficienze dovute all’eccessiva frammentazione dei registri – spesso corrispondenti ad altrettanti uffici di protocollo con strutture e personale dedicati. Ad una AOO corrisponde pertanto un insieme di unità organizzative dell’Amministrazione (Direzioni e Uffici) che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, dei servizi informatici per la gestione dei flussi documentali, ed in particolare, del servizio di protocollazione.
Il primo passo è stato quello di automatizzare il protocollo realizzando nel 1999 un prodotto unico, denominato PIT (Protocollo Informatico Tesoro), utilizzato presso tutti gli uffici centrali del MEF.
Nel 2003 è stato realizzato SIGe-D – Sistema Informatico Gestione e-Document, il quale ha introdotto importanti innovazioni rispetto al PIT tra cui una architettura web-based, una apertura a funzionalità di gestione elettronica dei documenti e dei fascicoli, una maggiore rispondenza alle esigenze organizzative delle AOO, una apertura alle tecnologie di Workflow.
Entro il 2008 sarà disponibile, in modalità graduale, un’evoluzione dell’attuale sistema SIGe-D, denominata “Protocollo MEF”.
Il Protocollo MEF si differenzierà dal SIGe-D per un nuovo modello architetturale basato su Oracle e non più su FileNet e per nuove funzionalità applicative, mentre le interfacce utente e la logica funzionale rimarranno le stesse.
Il “Protocollo MEF”, disporrà di tutte le funzionalità previste per la tenuta del Registro di Protocollo con nuove feature sviluppate per aderire alle normative e alle regole tecniche previste per la gestione della Posta Elettronica Certificata, l’Interoperabilità, la Trasparenza degli atti Amministrativi e la Cooperazione Applicativa.
In sintesi il protocollo MEF e fino alla loro dismissione il SIGe-D, ed il PIT, soddisfano e soddisferanno (in riferimento al sistema “Protocollo MEF”) le esigenze degli utenti, delle sedi centrali e periferiche, del:
- Dipartimento del Tesoro (I° dip);
- Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato (uffici centrali del II° dip);
- Ex-Dipartimento per le Politiche di Sviluppo e Coesione (attualmente MISE ex III°dip);
- Dipartimento dell'Amministrazione Generale del Personale e dei Servizi(uffici centrali e periferici);
- Uffici di Diretta collaborazione con il Ministro;
- Consip;
Protocollo MEF – descrizione generale
Il Protocollo MEF è una evoluzione dell’attuale sistema SIGe-D, le due applicazioni si differenziano per versioni di prodotto e funzionalità applicative, le interfacce utente e la logica funzionale non differiscono se non per le funzionalità aggiuntive.
Il Protocollo MEF è un applicativo a tre livelli sviluppato su piattaforma DotNet – Oracle, non prevede pertanto l’installazione e l’utilizzo del pacchetto Filenet, dispone di tutte le funzionalità previste per la tenuta del Registro di Protocollo con nuove feature sviluppate per aderire alle normative e alle regole tecniche previste per la gestione della Posta Elettronica Certificata, l’Interoperabilità, la Trasparenza degli atti Amministrativi e la Cooperazione Applicativa.
Il Protocollo MEF espone tutte le funzionalità applicative in modalità WEB Services, sono stati inoltre sviluppati alcuni connettori allo scopo di semplificare l’integrazione applicativa con altri sistemi.
Il Protocollo MEF, a differenza del SIGe-D, gestisce il proprio repository documentale tramite un apposito schema Oracle dedicato, separato dallo schema previsto per dati di protocollo, tale schema è accessibile anche da applicativi esterni. I documenti archiviati sono corredati da tutti i metadati previsti per il processo di Archiviazione Sostitutiva a norma.
Il Protocollo MEF, a differenza dell’applicativo SIGe-D, non gestisce le funzionalità di Gestione Documentale dedicate al lavoro collaborativo e alla gestione degli archivi.
Nel corso del 2008 si prevede di migrare tutte le AOO presenti sull’applicativo SIGe-D nel Protocollo MEF.