Il SIAP – Sistema Informativo per l’Amministrazione del Personale – costituisce il principale sistema informatico di gestione automatizzata delle attività di amministrativa e giuridica del personale del MEF. Il progetto, varato nel corso del 2001 dal DAG, è stato impostato in tre obiettivi sequenziali: individuare i processi di gestione del personale potenzialmente suscettibili di automazione, razionalizzare e semplificare le modalità operative di tali processi in vista della loro digitalizzazione, realizzare le funzionalità necessarie per la loro automazione.
A oggi il sistema è diffuso in maniera capillare presso tutti gli uffici del Ministero, sia centrali che periferici. Gli utenti che utilizzano il complesso delle funzionalità sono circa 2.500. Con l’introduzione delle funzionalità “self service”, tutti i dipendenti del Ministero sono stati abilitati a interagire con il sistema per presentare istanze o semplicemente visualizzare informazioni che li riguardano.
Il SIAP è stato implementato attraverso operazioni di parametrizzazione e personalizzazione di pacchetti di mercato; la gestione dei processi è governata da un motore di work-flow che ne consente l’integrazione, veicolando le attività e le informazioni agli uffici e agli utenti coinvolti coerentemente con il ruolo e le competenze svolti nell’ambito dei diversi processi.
Una buona versatilità permette al sistema di soddisfare le esigenze interne al MEF, accogliendone le peculiarità dipartimentali, ma anche di adattarsi ad altri contesti della Pubblica Amministrazione.
Processi amministrativi/giuridici gestiti dal Sistema
I processi del personale automatizzati presso il Ministero dell’Economia e delle Finanze sono rappresentati nella figura seguente.
TAB - I processi del personale automatizzati
I processi di SIAP (caselle a sfondo azzurro) sono raggruppati in 7 aree Anagrafica del personale, Riconoscimenti amministrativo/giuridici del personale, Movimentazione del personale, Gestione risorse umane, Processi con impatti economici, Processi per il trattamento delle missioni e un’ultima area comprendente i processi trasversali (Provvedimenti, Stato matricolare e Fascicolo dipendente).
Queste aree sono descritte in dettaglio nelle pagine a loro dedicate.
L’area tratteggiata centrale, invece, riguarda la rilevazione delle presenze e delle assenze, gestita attraverso il sistema Spring, complementare a SIAP nella copertura delle principali attività di gestione del personale.
A destra sono elencate le integrazioni con gli altri sistemi in uso presso il MEF (caselle a sfondo verde) e presso entità esterne (casella a sfondo giallo).
Le funzionalità applicative di gestione dei processi sono state realizzate per essere utilizzate dai rispettivi uffici competenti.
In aggiunta ad esse, sono state realizzate altre due tipologie di funzionalità disponibili da Self service:
- le funzionalità che consentono ai dipendenti di interagire direttamente con il sistema; queste funzionalità sono riconducibili a due casistiche:
- interrogazione/aggiornamento di informazioni puntuali che riguardano il singolo dipendente (es.: interrogazione sulle timbrature del giorno o sul cartellino mensile, aggiornamento dati logistici);
- attivazione di un processo direttamente da parte del dipendente (es.: richiesta di ferie);
- le funzionalità di reportistica per il management che mettono in grado i dirigenti di verificare con immediatezza alcune informazioni riguardanti il personale e l’organizzazione del proprio ufficio (es.: competenze dei dipendenti, copertura dell’ufficio).
Il SIAP ha permesso una drastica riduzione nello scambio dei flussi cartacei tra i diversi uffici coinvolti negli iter amministrativi.
Inoltre, un altro significativo contributo verso la dematerializzazione è stato apportato dalla archiviazione ottica degli “stati matricolari” e di tutti i documenti archiviati nei fascicoli dei dipendenti del Ministero.
Le immagini ottiche, classificate secondo le regole previste dalla norma, sono visualizzabili tramite funzionalità del SIAP, nel rispetto dei criteri di accesso alle informazioni previste dal Sistema. Sempre tramite SIAP, è possibile alimentare progressivamente i dossier dei dipendenti.
Il SIAP, infine, è integrato con il sistema di payroll SPT (Service Personale Tesoro), deputato al pagamento delle competenze, e con il sistema per la gestione integrata della contabilità economica e finanziaria SICOGE (Sistema di Contabilità Gestionale).
SIAP, infatti, trasmette automaticamente al sistema SPT le informazioni necessarie per la liquidazione delle competenze accessorie (straordinario, indennità, FUA, buoni pasto) e per le trattenute derivanti dalle assenze che comportano una riduzione dello stipendio, e al sistema SICOGE le informazioni necessarie per la predisposizione degli ordinativi di pagamento.