Dipartimento dell'Amministrazione Generale, del Personale e dei Servizi - Ministero dell'Economia e delle Finanze

Tra le indicazioni di carattere organizzativo stabilite dal D.P.R. 428/98 che il Ministero dell’Economia e delle Finanze ha recepito, vi è la riorganizzazione in “Aree Organizzative Omogene”, intesa come insieme di funzioni e strutture che operano su tematiche omogenee, e che presentano esigenze di gestione della documentazione in modo coordinato ed unitario.

Presso tali Aree Organizzative Omogenee (nel seguito AOO) è stato previsto ed avviato, già dal 1999, il dispiegamento di sistemi informatici di protocollo e gestione elettronica dei documenti, che si sono prefissi, tra l’altro, lo scopo di eliminare le inefficienze dovute all’eccessiva frammentazione dei registri – spesso corrispondenti ad altrettanti uffici di protocollo con strutture e personale dedicati. Ad una AOO corrisponde pertanto un insieme di unità organizzative dell’Amministrazione (Direzioni e Uffici) che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, dei servizi informatici per la gestione dei flussi documentali, ed in particolare, del servizio di protocollazione.

Il primo passo è stato quello di automatizzare il protocollo realizzando nel 1999 un prodotto unico, denominato PIT (Protocollo Informatico Tesoro), utilizzato presso tutti gli uffici centrali del MEF.

Nel 2003 è stato realizzato SIGe-D – Sistema Informatico Gestione e-Document, il quale ha introdotto importanti innovazioni rispetto al PIT tra cui una architettura web-based, una apertura a funzionalità di gestione elettronica dei documenti e dei fascicoli, una maggiore rispondenza alle esigenze organizzative delle AOO, una apertura alle tecnologie di Workflow.

Entro il 2008 sarà disponibile, in modalità graduale, un’evoluzione dell’attuale sistema SIGe-D, denominata “Protocollo MEF”.

Il Protocollo MEF si differenzierà dal SIGe-D per un nuovo modello architetturale basato su Oracle e non più su FileNet e per nuove funzionalità applicative, mentre le interfacce utente e la logica funzionale rimarranno le stesse.

Il “Protocollo MEF”, disporrà di tutte le funzionalità previste per la tenuta del Registro di Protocollo con nuove feature sviluppate per aderire alle normative e alle regole tecniche previste per la gestione della Posta Elettronica Certificata, l’Interoperabilità, la Trasparenza degli atti Amministrativi e la Cooperazione Applicativa.

In sintesi il protocollo MEF e fino alla loro dismissione il SIGe-D, ed il PIT, soddisfano e soddisferanno (in riferimento al sistema “Protocollo MEF”) le esigenze degli utenti, delle sedi centrali e periferiche, del:

• Dipartimento del Tesoro (I° dip);
• Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato (uffici centrali del II° dip);
• Ex-Dipartimento per le Politiche di Sviluppo e Coesione (attualmente MISE ex III°dip);
• Dipartimento dell'Amministrazione Generale del Personale e dei Servizi(uffici centrali e periferici);
• Uffici di Diretta collaborazione con il Ministro;
• Consip;

Protocollo MEF – descrizione generale

Il Protocollo MEF è una evoluzione dell’attuale sistema SIGe-D, le due applicazioni si differenziano per versioni di prodotto e funzionalità applicative, le interfacce utente e la logica funzionale non differiscono se non per le funzionalità aggiuntive.

Il Protocollo MEF è un applicativo a tre livelli sviluppato su piattaforma DotNet – Oracle, non prevede pertanto l’installazione e l’utilizzo del pacchetto Filenet, dispone di tutte le funzionalità previste per la tenuta del Registro di Protocollo con nuove feature sviluppate per aderire alle normative e alle regole tecniche previste per la gestione della Posta Elettronica Certificata, l’Interoperabilità, la Trasparenza degli atti Amministrativi e la Cooperazione Applicativa.

Il Protocollo MEF espone tutte le funzionalità applicative in modalità WEB Services, sono stati inoltre sviluppati alcuni connettori allo scopo di semplificare l’integrazione applicativa con altri sistemi.

Il Protocollo MEF, a differenza del SIGe-D, gestisce il proprio repository documentale tramite un apposito schema Oracle dedicato, separato dallo schema previsto per dati di protocollo, tale schema è accessibile anche da applicativi esterni. I documenti archiviati sono corredati da tutti i metadati previsti per il processo di Archiviazione Sostitutiva a norma.

Il Protocollo MEF, a differenza dell’applicativo SIGe-D, non gestisce le funzionalità di Gestione Documentale dedicate al lavoro collaborativo e alla gestione degli archivi.

Nel corso del 2008 si prevede di migrare tutte le AOO presenti sull’applicativo SIGe-D nel Protocollo MEF.

Funzioni di protocollo

Le funzionalità previste per il modulo di protocollo sono a disposizione del gruppo di utenti definiti a livello di amministrazione e accessibili in modalità diversa a seconda delle autorizzazioni associate ai singoli utenti. Non tutti gli utenti di protocollo possono accedere alle informazioni registrate su registri riservati o essere autorizzati ad aprire i differenti registri di protocollo. Le funzionalità previste per gli utenti autorizzati sono le seguenti:

• Registrazione in entrata: La funzione consente la registrazione, su registro ufficiale o altro registro previsto per ogni singola AOO, dei documenti cartacei od elettronici che arrivano all’ufficio di protocollo.
• Registrazione in uscita: La funzione consente la registrazione su registro ufficiale o altro registro previsto per ogni singola AOO, dei documenti cartacei od elettronici che arrivano all’ufficio di protocollo e che dovranno essere inviati ad utenti esterni.
• Modifica Registrazione in ingresso: La funzione consente di modificare le informazioni relative a registrazioni su registro ufficiale o altro registro.
• Modifica Registrazione in uscita: La funzione consente di modificare le informazioni relative a registrazioni su registro ufficiale o altro registro.
• Modifica Registrazione mozione: La funzione consente di modificare le informazioni relative a registrazioni su registro ufficiale o altro registro.
• Annullamento registrazione in ingresso: Tale funzione permette di annullare documenti protocollati.
• Annullamento registrazione in uscita: Tale funzione permette di annullare documenti protocollati.
• Annullamento mozione: Tale funzione permette di annullare documenti protocollati.
• Associazione Documento/Protocollo: La funzione permette l’attivazione delle funzionalità di acquisizione documento (elettronico/cartaceo) e lo associa ad un protocollo registrato a sistema.
• Inserimento allegati: La funzione consente di associare al documento protocollato una serie di allegati selezionandoli dall’elenco dei file (elettronici) a disposizione del minutante.
• Visualizzazione elenco allegati: La funzionalità prospetta l’elenco degli allegati di un documento protocollato.
• Visualizzazione allegati: La funzionalità prospetta un qualsiasi documento allegato ad un documento protocollato.
• Eliminazione Allegati: Dopo aver selezionato i file da allegare e prima di salvarli è possibile modificare la lista eliminando quelli che non si intende archiviare.
• Visualizzazione elenco protocolli in ingresso: Tale funzione permette di visualizzare l’elenco dei documenti protocollati in ingresso.
• Elenco protocolli in uscita: Tale funzione permette di visualizzare l’elenco dei documenti protocollati in uscita.
• Elenco protocolli per mozione: Tale funzione permette di visualizzare l’elenco dei documenti protocollati per mozione.
• Visualizzazione documenti protocollati: Dopo aver ricercato un documento protocollato è possibile richiedere la sua visualizzazione.
• Visualizzazione anagrafica: La funzione consente di visualizzare l’anagrafica dei mittenti e dei destinatari. E’ integrata e richiamabile dalle funzioni di registrazione.
• Modifica anagrafica: La funzione consente di modificare l’anagrafica dei mittenti e dei destinatari.
• Cancellazione anagrafica: La funzione consente di cancellare l’anagrafica dei mittenti e dei destinatari.
• Visualizzazione assegnazioni: La funzione consente di visualizzare l’elenco degli uffici a cui un determinato documento è stato assegnato.
• Inserimento Assegnazioni: La funzione consente di definire ed inserire a sistema l’elenco degli uffici a cui un determinato documento protocollato dovrà essere assegnato. E’ integrata nelle funzioni di registrazione.
• Modifica Assegnazioni: La funzione consente di modificare l’elenco degli uffici di assegnazione di un determinato documento protocollato. E’ integrata nelle funzioni di registrazione.
• Cancellazione Assegnazioni: La funzione consente di cancellare uno o più elementi (non tutti) dall’elenco degli uffici di assegnazione di un determinato documento protocollato.
• Visualizzazione allacci: La funzione consente di visualizzare le informazioni sull’elenco dei documenti associati al documento protocollato.
• Inserimento allacci: La funzione consente di acquisire a sistema le informazioni sull’elenco dei documenti associati al documento protocollato.
• Cancellazione allacci: La funzione consente di cancellare le informazioni sull’elenco dei documenti associati al documento protocollato.
• Presa in Carico: La funzione permette agli uffici assegnatari di iniziare la lavorazione del documento.
• Aggiornamento/scarico: La funzione consente di mettere agli atti una registrazione di protocollo.
• Trasferimento di Competenza: La funzione consente, a seguito di una errata assegnazione, di trasferire la competenza e la visibilità del protocollo ad un altro ufficio della AOO.
• Spedizione/Spedizione Multipla: La funzione consente di associare la data di spedizione alla registrazione di protocollo.
• Apertura Registri: La funzione, attivabile dai soli utenti autorizzati, consente di aprire i registri. Solo dopo l’apertura di un registro sarà possibile effettuare operazioni di protocollazione o di modifica su di esso.
• Chiusura registri: La funzione, attivabile dai soli utenti autorizzati, consente di chiudere i registri. Dopo la chiusura di un registro non sarà più possibile effettuare operazioni di protocollazione o di modifica su di esso.
• Gestione posta in ingresso e in uscita: tutti i messaggi di posta elettronica che arrivano sulla casella di posta istituzionale potranno essere visualizzati, e successivamente protocollati.

Funzioni di amministrazione

Per le funzionalità di Protocollo sono state realizzate una serie di funzioni di Amministrazione a supporto, alcune proprie del modulo di Protocollo. L’applicazione mette a disposizione degli Utenti Amministratori le seguenti funzionalità:

• Visualizzazione Elenco Registri: La funzione prospetta in una lista l’elenco dei registri di protocollazione disponibili e definiti all’interno di ogni singola AOO. Il registro ufficiale sarà opportunamente evidenziato nell’elenco prospettato.
• Creazione nuovo registro: La funzione permette la creazione di nuovi registri di protocollazione diversi da quello ufficiale.
• Modifica Permessi: La funzione permette di modificare l’elenco degli operatori di protocollo a cui consentire le attività di protocollazione e l’elenco degli uffici a cui è possibile assegnare i documenti protocollati.
• Cancellazione registri: La funzione permette di cancellare i registri non ufficiali, creati all’interno di ogni singola AOO. Chiaramente non potranno essere eliminati registri che riportano le informazioni relative a documenti protocollati (non vuoti).
• Visualizzazione titolario: La funzione prospetta l’elenco dei livelli di classificazione definiti e le relative descrizioni
• Creazione titolario: La funzione inserisce nuovi livelli di classificazione
• Modifica titolario: La funzione modifica la descrizione dei livelli di classificazione del titolario.
• Cancellazione titolario: La funzione elimina i livelli di classificazione registrati su titolario.
• Visualizzazione mezzi di spedizione: La funzione elenca in opportune liste i mezzi di spedizione gestiti dal sistema.
• Inserimento nuovo mezzo di spedizione: La funzione consente di definire un nuovo mezzo per la spedizione della corrispondenza in uscita.
• Modifica mezzo di spedizione: La funzione consente di modificare la descrizione relativa ad un mezzo di spedizione.
• Cancellazione mezzo di spedizione: La funzione consente di cancellare una modalità di spedizione
• Creazione AOO: La funzione consente di definire tutte le AOO previste.
• Visualizzazione AOO: La funzione consente di visualizzare le AOO.
• Cancellazione AOO: La funzione consente di cancellare le AOO dal sistema.
• Modifica AOO: La funzione consente di modificare le AOO del sistema.
• Creazione direzioni: La funzione definisce una nuova direzione.
• Cancellazione direzioni: La funzione consente la cancellazione di una direzione dal sistema.
• Modifica direzioni: La funzione consente la modifica di una direzione sul sistema.
• Assegnazione AOO/Direzione: La funzione permette di assegnare ad ogni singola AOO un elenco delle direzioni registrate sulle scritture del sistema.
• Cancellazione Assegnazione AOO/Direzione: La funzione permette di eliminare l’associazione tra ogni singola AOO e le direzioni ad essa associate.
• Visualizzazione direzioni: La funzione consente di visualizzare le direzioni definiti all’interno di una AOO.
• Creazione nuovi uffici: La funzione consente di creare un nuovo ufficio sul sistema.
• Visualizzazione uffici: La funzione consente di visualizzare gli uffici definiti all’interno di una direzione.
• Cancellazione uffici: La funzione consente la cancellazione logica di un ufficio dal sistema.
• Modifica uffici: La funzione consente la modifica delle informazioni legate all’ufficio.
• Visualizzazione membri ufficio: La funzione consente di visualizzare tutti i membri appartenenti ad un ufficio selezionato.
• Visualizzazione organigramma: La funzione prospetta una struttura ad albero con le associazioni gerarchiche tra i vari livelli definiti.
• Stampa organigramma: La funzione stampa l’organigramma delle associazioni gerarchiche tra i vari livelli definiti.
• Creazione nuovi utenti: La funzione, è demandata all’amministratore del sistema che dovrà definire un nuovo utente con tutte le informazioni a corredo sui vari ambienti.
• Cancellazione utenti: La funzione è demandata all’amministratore del sistema che potrà cancellare un utente direttamente sui vari ambienti.
• Modifica utenti: La funzione è demandata all’amministratore del sistema che potrà modificare un utente direttamente su server sui vari ambienti.
• Inserimento permessi applicativi: La funzione consente di attribuire ad ogni singolo utente appartenente ad un ufficio una lista di permessi applicativi che lo autorizzano all’utilizzo di funzioni non accessibili a tutti.
• Visualizzazione permessi applicativi: La funzione prospetta i permessi applicativi attribuiti ad un determinato utente per l’utilizzo di alcune funzionalità del sistema.
• Modifica permessi applicativi: La funzione consente di modificare i permessi applicativi attribuiti agli utenti per l’utilizzo di alcune funzionalità del sistema.
• Cancellazione permessi applicativi: La funzione consente di cancellare i permessi applicativi attribuiti agli utenti per l’utilizzo di alcune funzionalità del sistema
• Associazione Utente/Ufficio: La funzione consente di associare uno o più utenti ad un ufficio.
• Visualizzazione associazioni Utente/Ufficio: La funzione consente di visualizzare l’elenco degli uffici a cui l’utente è associato
• Modifica Associazione Utente/Ufficio: La funzione consente di modificare le associazioni tra ufficio e utente.
• Cancellazione Associazione Utente/Ufficio: La funzione consente di cancellare le associazioni tra ufficio e utente.
• Disabilitazione utente: La funzione permette di disabilitare un utente non più attivo.
• Abilitazione utente: E’ possibile riattivare un’utenza disabilitata in precedenza.
• Gestione Tipi documenti: Le funzioni prevede la possibilità di gestire nuove tipologie di documenti e di definire parallelamente l’elenco dei campi associati alla nuova tipologia.
• Inserimento tipi documento: La funzione consente di inserire nuove tipologie di documenti.
• Visualizzazione tipi documento: la funzione prospetta le tipologie di documenti presenti a sistema e l’elenco di campi associati.
• Modifica tipi documenti: La funzione consente di modificare il tipo di documento creato.
• Cancellazione tipi documenti: funzione consente di cancellare il tipo di documento creato.
• Gestione cartelle di lavoro e diritti di accesso: Le funzioni prevedono la possibilità di gestire le cartelle di lavoro dei documenti e di definire parallelamente gli utenti che possono accedervi.
• Inserimento cartella di lavoro: l’utente avrà la possibilità di definire cartelle di lavoro e gli utenti che possono accedervi.
• Modifica cartella di lavoro: la funzione permette di modificare la descrizione e i diritti di accesso alle cartelle di lavoro definite.
• Cancellazione cartella di lavoro: la funzione permette di cancellare la descrizione e/o i diritti di accesso alle cartelle di lavoro definite.
• Visualizzazione cartella di lavoro: la funzione permette di visualizzare le cartelle di lavoro e i diritti di accesso dei vari utenti del sistema.

Funzioni di monitoraggio

L’insieme di funzioni di monitoraggio a supporto alle attività di amministrazione permettono di verificare la corretta esecuzione delle attività. Sono previste le seguenti funzioni:

• Visualizzazione Log Protocollo: La funzione prospetta l’elenco delle operazioni di protocollo effettuate sui registri gestiti dal sistema proposto.
• Visualizzazione Log Documentale: La funzione prospetta l’elenco delle operazioni proprie del sistema di gestione documentale.
• Visualizzazione Log di amministrazione: La funzione prospetta l’elenco delle operazioni di amministrazione effettuate sui registri gestiti dal sistema proposto.
• Utenti collegati: La funzione prospetta l’elenco delle utenze collegate al sistema e le informazioni sulla data/ora di collegamento.
• Disattivazione Sistema: E’ prevista la gestione della sospensione e riattivazione del sistema.

Stampe e report

Gli utenti di protocollo hanno a disposizione una serie di funzionalità di stampa e di reportistica avanzata, alcune relative alle informazioni ufficiali ed altre di lavoro. Le stampe vengono generate per la visualizzazione, o trasformate in PDF o Excel. Di seguito viene riportata la lista delle stampe e dei report proposti dal sistema.

• Stampa Registro: La funzione consente di stampare il Registro di Protocollo.
• Stampa Elenco Divisionale: La funzione consente di stampare l’elenco divisionale.
• Stampa Documenti Spediti: La funzione consente di stampare la lista dei protocolli con data di spedizione valorizzata.
• Stampa Protocolli Scaricati: La funzione consente di stampare la lista dei protocolli agli atti.
• Stampa Protocolli in Lavorazione: La funzione consente di stampare la lista dei protocolli presi in carico e per i quali non è stata prodotta una risposta o che non siano stati messi agli atti.
• Stampa Protocolli Assegnati: La funzione consente di stampare la lista dei protocolli assegnati e non presi in carico dall’utente
• Stampa titolario: La funzione consente di stampare i livelli di titolari definito dalle funzioni di amministrazione e le informazioni sui documenti associati ad ogni singola voce di classificazione.
• Stampa Organigramma: La funzione consente di stampare l’organigramma della AOO.
• Stampa Statistiche Protocolli: La funzione consente di stampare le informazioni relative ai tempi medi di lavorazione dei protocolli.
• Report Protocollati: la funzione consente di stampare le informazioni filtrandole per voci di titolario e livelli di assegnazione.
• Report Carico di Lavoro: La funzione consente di stampare i carichi di lavoro relativi alla direzione o agli uffici evidenziando i vari stati.
• Report Protocolli per Data di Arrivo: La funzione consente di stampare i protocolli in arrivo selezionando un range di date.
• Stampa attività Protocollatori: La funzione propone la stampa dei carichi di lavoro dell’ufficio e del singolo utente per periodo di riferimento.
• Stampa Protocolli Annullati: La funzione consente di stampare la lista dei protocolli annullati.
• Stampa anagrafiche: La funzione consente di stampare l’elenco delle persone fisiche/giuridiche.
• Elenco protocolli assegnati: La funzione consente di stampare l’elenco dei protocolli assegnati agli uffici e non ancora presi in carico dagli stessi.